Allrounder in der Assistenz

Was sind die Aufgabenbereiche einer Assistenz? Im Fall von Frau Schrader und Frau Wauge fällt die Antwort auf diese Frage umfangreich aus. Nicht nur, aber auch, weil Wolf-Christian Varoß als Geschäftsführer von skbs.digital und Geschäftsbereichsleiter IT und Medizintechnik am Städtischen Klinikum Braunschweig gleich zwei wichtige Funktionen innehat. Seine Assistentin Vivien Schrader und Teamassistentin Carolin Wauge unterstützen nicht nur ihn in beiden Rollen, sondern auch Teamleitungen aus diversen Bereichen. Sie übernehmen vielfältige verantwortungsvolle, oft organisatorische Tätigkeiten – turnusgemäße wie gänzlich unplanbare.

Eine typische Woche? Gibt es kaum. Von Terminkoordination und Rechnungsprüfung über Büromanagement und die Organisation von Teamevents bis zur Vorbereitung von Audit-Dokumenten – die Aufgaben der Assistentinnen sind so vielfältig wie anspruchsvoll. „Man arbeitet täglich situativ und muss Prioritäten setzen“, erklärt Vivien Schrader. „Was ist jetzt wichtig? Was kann warten? Organisiert zu sein ist entscheidend – in welcher Form auch immer.“

„Wir sind auch eng mit dem Qualitätsmanagement des Klinikums im Austausch, da wir auch in diesem Jahr für die Re-Zertifizierung auditiert werden“, erklärt Frau Schrader. „Das erfordert eine präzise und kontinuierliche Pflege unserer Prozessbeschreibungen, Organigramme und Dokumente.“ Seit letztem Jahr werden auch die Tochtergesellschaften des Klinikums auditiert. Das erste Audit 2023 wurde sehr erfolgreich bestanden.

Eine gute Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den beiden Assistentinnen ist essenziell für den reibungslosen Ablauf ihrer Tätigkeiten. Sie ergänzen sich in ihren Fähigkeiten und teilen Aufgaben effizient auf. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Kommunikation: „Wir sind eine Schnittstelle zwischen Personalabteilung, Klinik und Mitarbeitern“, erläutert Frau Wauge.

Bestes Beispiel für ihre effektive Kooperation ist die Vorbereitung und Durchführung von Teamleiter-Runden. Von Präsentation bis Protokoll arbeiten sie Hand in Hand und ergänzen sich optimal. Organisation und Flexibilität prägen den Arbeitsalltag der beiden Kolleginnen. Sie haben jeweils ihre eigenen Methoden entwickelt, um ihre Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.

Neben den administrativen Aufgaben pflegen die Kolleginnen die Unternehmenskultur und prägen sie mit, wenn sie neue Mitarbeitende ins Unternehmen einführen und Ihnen einen reibungslosen Start bereiten. Auch die internen wie externen Veranstaltungen, die sie organisieren, oder die Einführung und Einhaltung einer umsichtigen Meeting-Kultur gestalten das Miteinander. „Im ‚Eventmanagement‘ ist Carolin die erste Vorsitzende, ich bin die unterstützende Hand“, erklärt Vivien Schrader. „Für eine gute Meetingkultur haben wir mit den Teamleitern gemeinsam Leitlinien entwickelt, zu denen das Hinterlassen eines aufgeräumten Meetingraums, aber auch ein besprechungsfreier Mittwoch gehören.“

Die Aufgabenbereiche der Kolleginnen bleiben kurzweilig – und dynamisch. „Mit dem Umzug in die neuen Räumlichkeiten entstand der Bedarf für eine Teamassistenz“, beschreibt Vivien Schrader den Beginn der Zusammenarbeit mit Carolin Wauge. Seitdem wissen beide Kolleginnen den Wert ihrer gegenseitigen Unterstützung zu schätzen.