Die skbs.digital ist Kompetenzpartner im Transformationsprozess der Braunschweiger Stadtverwaltung

09.10.2024

Bei der Digitalisierung der eigenen Verwaltung geht die Stadt Braunschweig neue Wege – von der analogen Papierakte zur effizienten und transparenten digitalen Akte. Herzstück der neuen Lösung ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Im Hinblick auf den Transformationsprozess bietet das Projektteam der skbs.digital umfassende Unterstützung.

Das wichtige Thema des Datenschutzes wird dabei trotz der neuen Möglichkeiten nicht außer Acht gelassen: Jeder Fachbereich der Stadt ist in sich geschlossen. Das Bauamt kann beispielsweise nicht auf Akten der Führerscheinstelle zugreifen.

Analoge Analyse als Basis digitalen Wandels

Noch bevor die Einführung der Software selbst ansteht, analysieren und optimieren Senior Prozessanalyst Philipp Scheerbaum und seine Teamkolleg:innen priorisierte Vorgänge, um sie anschließend effizienter und einfacher gestalten zu können. Der Stadt ist es besonders wichtig, im Zuge der Umstellung den gesamten Arbeitsalltag der Mitarbeitenden zu optimieren. Das bedeutet: Die Einführung des DMS geht Hand in Hand mit einer umfassenden Prozessanalyse in den einzelnen Bereichen der Stadtverwaltung.

Analoge Schritte ebnen den Weg zur digitalen Akte: In Präsenzworkshops am Brown Papier erfassen Prozessanalysten von der skbs.digital gemeinsam mit den Beschäftigten der Stadtverwaltung in einer individuellen Ist-Analyse die bisherigen Arbeitsabläufe. Die aufgenommenen Prozesse werden im Nachgang digitalisiert.

„In sogenannten Ist-Prozess-Workshops legen die Mitarbeiter der Stadt Braunschweig ihre bisherigen Arbeitsabläufe Schritt für Schritt dar. Wir analysieren detailliert, wie sie bisher arbeiten“, erklärt Senior Prozessanalyst Philipp Scheerbaum. Welche Dokumente werden bearbeitet, wie werden sie abgelegt, welche Arbeitsabläufe laufen digital oder noch analog ab? Das Change-Management spiele dabei eine zentrale Rolle: „Die Mitarbeiter sollen sich vorstellen können, wie ihre Arbeit mit einem digitalen System in Zukunft aussehen kann."

Die digitale Akte als hybrides Modell?

Besonders in Bereichen, in denen bisher viel mit Papierakten gearbeitet wird, bringt das neue System neben mehr Nachhaltigkeit erhebliche Erleichterungen für die Praxis mit sich. Die Post, die bislang in vielen Bereichen noch analog eintrifft, wird künftig zentral in der Poststelle digitalisiert und dann an die entsprechenden Fachbereiche verteilt: „Das verändert die tägliche Arbeit enorm“, erklärt Scheerbaum, „allerdings können nicht alle Akten vollständig digitalisiert werden. Es gibt immer noch gesetzliche Vorschriften, die Papierdokumente wie Urkunden in einigen Bereichen zwingend erforderlich machen. Die gibt es also weiterhin auch in analoger Form.“

Die Workshops der skbs.digital machen die Vorteile der neuen Arbeitsweise greifbar und wirken etwaigen Vorbehalten entgegen. Haben Verwaltungsmitarbeitende bisher viel Zeit darauf verwendet, Papierakten zu durchsuchen, können sie in der digitalen Akte nun schnell auf alle relevanten Informationen zugreifen und die Akte für andere Mitarbeitende zur Einsicht einfach am Rechner freigeben. „Wir zeigen den Menschen, dass sie in Zukunft mit einem Klick alles finden können“, so Scheerbaum. Diese Effizienzsteigerung ist ein entscheidender Pluspunkt, der den Mitarbeitenden die Umstellung erleichtern soll.

Vom Ist- zum Soll-Prozess

Nachdem die Ist-Prozesse der einzelnen Fachbereiche erfasst und analysiert wurden, entwickelt das Projektteam im zweiten Schritt einen Soll-Prozess. In vorgelagerten Workshops diskutieren sie den Entwurf des Soll-Prozesses zusammen mit den Mitarbeitenden der Stadtverwaltung. „Gemeinsam legen wir dann fest, ob dieser Vorschlag so in der Praxis umsetzbar ist oder noch Anpassungen erforderlich sind“, erläutert Scheerbaum.

In vielen Fällen kommen neue Ideen und Verbesserungsvorschläge aus der Praxis der Mitarbeitenden zum Tragen. Das Projekt lebt von dieser ständigen Rückkopplung mit dem Arbeitsalltag. Beide Seiten, Projektteam und Mitarbeitende, schleifen die Soll-Entwürfe sorgfältig, damit sich die Mitarbeitenden ihren zukünftigen Arbeitsalltag gut mit den Soll-Prozessen gut vorstellen können. Diese sollen sich möglichst unauffällig in den neuen Arbeitsalltag integrieren.

Digitalisierung (zunächst) ohne Software

Scheerbaum und seine Teamkolleg:innen haben selbst kaum direkte Berührungspunkte mit der neuen DMS-Software. „Unser Fokus liegt darauf, den Arbeitsalltag gemeinsam einfacher und besser zu gestalten, indem wir die Funktionalitäten des neuen Systems in optimierten Abläufen wirklich passend einsetzen“, erklärt er. Auch wenn die technische Schulung die Stadt selbst übernimmt, kennen Scheerbaum und seine Teamkolleg:innen die Vorteile des Systems genau – von der verbesserten Auffindbarkeit von Dokumenten bis hin zu Workflow-Funktionen, die eine interdisziplinäre Zusammenarbeit ermöglichen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Führerscheinstelle

Ein anschauliches Beispiel für die Optimierung durch das DMS ist die Führerscheinstelle. Bisher mussten die Mitarbeitenden oft erst mühsam im Archiv nach Akten suchen, bevor sie einen Antrag zum Führerschein bearbeiten konnten. Sobald eine Bürgerin oder ein Bürger einen Antrag stellt, legt die oder der Sachbearbeiter:in eine digitale Akte mit allen relevanten Dokumenten an. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

Sachbearbeiter:innen können direkt im Termin auf die Daten zugreifen und sofort mit der Bearbeitung beginnen. Das spart viel Zeit und verkürzt die Durchlaufzeit von Anträgen.
Fehlende Unterlagen können künftig einfach per E-Mail nachgereicht werden, und die Bearbeitung wird durch Schnittstellen zu anderen Systemen, wie der Führerscheinsoftware und dem TÜV, beschleunigt.
Der gesamte Prozess wird transparenter und schneller. Lediglich bestimmte Schritte wie die Originalunterschrift erfordern eine Erledigung vor Ort.

Das Ziel: bis 2026 vollständig digitalisiert

Die Ziele zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems in Braunschweig ist ehrgeizig. Bis Ende 2026 sollen alle 3.000 Arbeitsplätze der Stadt an die Software angeschlossen sein. Knapp 50 % der Arbeitsplätze sind aktuell bereits angeschlossen.

Während einige Bereiche bereits digital arbeiten, arbeiten andere noch intensiv mit Papierakten. Die sorgfältige und behutsame Einführung des DMS soll Unterschiede ausgleichen und für eine einheitlichere und effizientere Arbeitsweise sorgen. Das erleichtert auch eine Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Fachbereichen.

Nach und nach werden im Zuge der Einführung des DMS-Systems nicht nur die Abteilungen, sondern auch ein ausgewählter Teil des Aktenbestands digitalisiert, damit auch relevante ältere Vorgänge einsehbar werden. Je mehr Daten und Abläufe digital verfügbar sind, desto mehr Mitarbeitende der Stadtverwaltung können künftig gegebenenfalls auch vom Homeoffice aus arbeiten.

skbs.digital als Wegbereiter der digitalen Stadtverwaltung Braunschweig

Die Digitalisierung der Stadt Braunschweig ist kein Selbstläufer – sie erfordert sorgfältige Planung, enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden und eine schrittweise Anpassung der Arbeitsprozesse. Das Projektteam der skbs.digital begleitet und unterstützt die Mitarbeitenden in diesem komplexen Prozess als kompetenter und erfahrener Partner.

Gerne stellen wir auch Ihnen unsere Expertise zur Verfügung – sprechen Sie uns an!