Klarer, schneller, transparenter: Die neue digitale Prozessoptimierung erleichtert die Arbeit

25.03.2024

Kleine Klicks statt langer Mails, schnelle Übersicht statt zäher Abstimmungen: Mit der Umgestaltung seiner Arbeitsabläufe bewegt sich das Städtische Klinikum Braunschweig dynamisch in Richtung digitalisierte Arbeitsweise – zugunsten von Effizienz, Transparenz, Teilhabe und Mitarbeiterzufriedenheit. Von der Entlastung in Pflege, Ärzteschaft und Verwaltung profitieren letztlich auch die Patient:innen.

Schritt für Schritt zur digitalen Wende

Im Zentrum des aktuellen Projekts zur Prozessoptimierung steht das Mitarbeiterportal myskbs. Es ist nicht nur zentraler Zugangspunkt zu verschiedenen Diensten, Informationen und Angeboten, sondern auch ein wichtiges Element bei der Neustrukturierung der internen Arbeitsabläufe, denn hier finden die Mitarbeitenden des Klinikums die neuen Funktionen.

„Wir entwickeln Online-Formulare, die dann in definierte Workflows übergehen. Jeder eingereichte Antrag folgt automatisch seinem festgelegten Pfad zur zuständigen Stelle.“ So beschreibt Prozessanalyst Laurent Mau die Arbeit des Teams „Digitale Tranformation“. Das Team der skbs.digital GmbH ist für die Optimierung und Digitalisierung vieler Abläufe im Klinikum verantwortlich. Die Digitalisierung wird dabei schrittweise vollzogen. Auch auf der konkreten Projektebene funktionieren die Abläufe Schritt für Schritt, in klassischen Wenn-dann-Abhängigkeiten.

HR hat zunächst die Nase vorn

Eine Schlüssel-und Pionierrolle bei der Implementierung der digitalen Prozessoptimierung im skbs spielt der Personalbereich. Herr Mau beschreibt die Vorteile des neuen Systems am Beispiel des betrieblichen Gesundheitsmanagements: „Das betriebliche Gesundheitsmanagement muss einige Anforderungen erfüllen und Schritte planen, wenn es Kurse oder Aktionen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anbietet. Wenn wir im System ein Buchungstool dafür einrichten, kann das Gesundheitsmanagement festlegen, an welchen Tagen neue Kurse stattfinden und in welchen Zeitslots diese buchbar sind.“

Solche digitalen Lösungen erleichtern Gesundheitsangebote von der Planung bis zur Durchführung – Dokumentation inklusive. Ein konkretes Beispiel hierfür ist das Massageangebot für Mitarbeitende, die im Operationsbereich häufig über einen langen Zeitraum gebeugt stehen müssen: „Dieses Angebot ist speziell auf die Bedürfnisse der OP-Mitarbeiter zugeschnitten und ausnahmsweise nicht allgemein zugänglich“, erklärt Herr Mau. Durch die Online-Terminbuchung im Portal können alle Mitarbeitenden der Zielgruppe eigenständig einen Slot buchen. Das vereinfacht die Planung und Organisation, minimiert den Verwaltungsaufwand und erhöht gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit.

Prozessdigitalisierung auf Anfrage

Wie kommt die Digitalisierung der Abläufe bestimmter Bereiche zustande? Ganz einfach: Abteilungen und Kliniken fragen aktiv beim Team „Digitale Transformation“ an. „Zuständig ist für einen Prozess immer der, der diesen Prozess geordert hat. Das heißt, auch wenn Änderungen stattfinden, hat dieser Prozess Owner das letzte Wort. Wir sind nur für die wenigsten Prozesse tatsächlich Prozess Owner. Momentan realisieren wir vor allem Personalprozesse, von denen alle profitieren“, sagt Herr Mau.

Ein Beispielfall: Die Überlastungsanzeige

Ein markantes Beispiel für die Effizienz des neuen Systems ist das Stellen und Bearbeiten von Überlastungsanzeigen. Mitarbeitende im skbs melden Überlastungen, indem sie direkt im Portal ihren Standort, ihre Abteilung und die Art des Problems angeben. Haben sie den Antrag eingereicht, leitet das System diesen umgehend an die zuständige Führungskraft weiter. „Sobald ich eine Überlastungsanzeige einreiche, wird sie direkt meiner Vorgesetzten oder meinem Vorgesetzten zur Bearbeitung und Stellungnahme zugewiesen. Das spart Zeit und verhindert unnötige Verzögerungen“, erklärt Herr Mau.

Die Transparenz des Systems erweist sich als weiterer entscheidender Vorteil. Mitarbeitende können den Bearbeitungsstatus ihres Antrags jederzeit einsehen und nachverfolgen, bei wem dieser aktuell liegt. Herr Mau betont die Bedeutung dieser Funktion: „Es ist ein großer Fortschritt, dass jeder im Portal sehen kann, wo sich sein Antrag befindet und wer dafür verantwortlich ist. Das erhöht das Vertrauen in unsere Prozesse und stärkt das Gefühl der Teilhabe.“

Digitale Workflows und Erinnerungsfunktion

Neben der grundlegenden Umgestaltung der Abläufe und der verbesserten Transparenz im skbs spielt auch die Frage der zeitlichen Bearbeitung von Anfragen und Anträgen eine wichtige Rolle. Dazu führt Herr Mau aus: „Die Festlegung spezifischer Bearbeitungsfristen fällt in den Bereich interner Absprachen. Es ist die Aufgabe der jeweiligen Vorgesetzten, diese Fristen zu bestimmen und zu überwachen.“ Das digitale System unterstützt diese internen Abläufe durch eingebaute Erinnerungsfunktionen.

Herr Mau erläutert, dass das skbs in bestimmten Workflows, wie beispielsweise dem Zeugnisgenerator, automatische Erinnerungen implementiert hat: „Wenn ein Zeugnis zur Bewertung bei einem Vorgesetzten liegt und nach sieben Tagen noch immer nicht bearbeitet wurde, sendet das System automatisch eine Erinnerung.“ Diese Funktion stellt sicher, dass Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten, und fördert eine zügige Bearbeitung.

Funktionen wie diese Erinnerungen ergänzen die digitalen Workflows und unterstützen die Verantwortlichen bei der Einhaltung von Bearbeitungszeiten, was insgesamt zu einer effizienteren und verlässlicheren Arbeitsweise führt. Das skbs zeigt, dass es nicht nur die Prozesse digitalisiert, sondern auch deren Management und Überwachung aktiv verbessert.

Win-win-win – so kann's weitergehen

Das skbs geht mit seiner Digitalisierungsinitiative voran und zeigt eindrücklich, wie technologische Innovationen das Gesundheitswesen positiv transformieren können. Mit der Einführung eines digitalen Workflow-Systems, das sowohl die Effizienz als auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigert, zeigt das Städtische Klinikum Braunschweig seine Fähigkeit, aktiv Veränderungen zum Wohle aller Beteiligten herbeizuführen.