Sicheres und effizientes Arzneimittelmanagement: Der Medikationsprozess im Klinikum Braunschweig wird digital

10.06.2024

Das Städtische Klinikum Braunschweig transformiert seine Medikamentenverwaltung zu einem vollständig digitalen System. Dabei setzt das skbs auf die Softwarelösung Meona. Diese soll künftig die Arzneimitteltherapiesicherheit für Patient:innen verbessern und das medizinische Fachpersonal durch effizientere Arbeitsabläufe entlasten.

Die Herausforderung: Ineffiziente und fehleranfällige analoge Prozesse

"Bisher formulierten Ärztinnen und Ärzte dem Pflegepersonal hier im skbs eine schriftliche Anordnung über Medikament und Dosierung in einem Freitextfeld des Patientenmanagementsystems. Die Pflege hat diesen Freitext handschriftlich in DIN A3 große Erfassungsbögen übertragen, die alle Arzneimittel je Wochentag enthalten und die Gabe dokumentieren. Nach einer Woche Aufenthalt im skbs musste man dann alle Informationen auf einen neuen Bogen übertragen“, erläutert Stationsapothekerin Ulrike Diedrich.

Die analogen Prozesse der Arzneimittelverordnung kosteten bislang nicht nur viel Zeit – zahlreiche Schnittstellen machten sie auch anfälliger für Übertragungsfehler aller Art. Handschriftliche Anordnungen waren meist schwer lesbar und inhaltlich nicht immer eindeutig. Eventuelle Unklarheiten erforderten häufig Rückfragen.

Die Lösung: Meona und Closed Loop Medication

2022 startete das durch das Krankenhauszukunftsgesetz geförderte Projekt in die Initialphase. Bei der Analyse der Ist-Prozesse sowie einer genauen Definition der Soll-Prozesse arbeitete das Projektteam um Senior Project Manager Digital Health Tim Bude eng mit den Anwendenden zusammen.

Meona bildet den gesamten Medikationsprozess digital ab und ersetzt die Papierkurve. Das Ziel ist dabei ein geschlossener Kreislauf: Der "Closed Loop" für die Medikation umfasst die Aufnahme im Klinikum, den stationären Aufenthalt, die Entlassung und eine etwaige Weiterversorgung. Damit ist der gesamte Prozess der Medikation digital dargestellt und für Beteiligte zu jeder Zeit transparent.

Quelle: Bundesverband Deutscher Krankenhausapotheker e.V. (ADKA)

In der Pilotphase hat das skbs zunächst die Medikamentenverwaltung der Stationen für Geriatrie und Neurologie umgestellt. Nach intensiver Vorbereitung ging das Projekt im Juni 2023 an den Start: „In der Go-live-Woche hat das Team die Prozesse mit den Stationsteams gemeinsam umgestellt. Es gab einen Stichtag, an dem alle Kurven umgeschrieben - also die Papierakten ins Meona-System - übertragen wurden. Seitdem verwalten wir alle medikationsrelevanten Daten in Meona. Das Klinikpersonal kann sie jederzeit und ortsunabhängig einsehen und bearbeiten. Mit den Stationen erarbeiten wir im Pilotbetrieb weitere Prozessverbesserungen, um den Einsatz der Software stetig zu optimieren. Bald wollen wir zudem weitere Stationen anbinden“, erklärt Ulrike Diedrich.

Wie funktioniert Meona?

In der Stationsübersicht der Software sehen Nutzende alle Patient:innen im Zeitverlauf. Sie können die aktuelle Medikation in Form eindeutiger Anordnungen einsehen: Gabe, Dosis und Darreichungsform. Auch die Kurven bisheriger Klinikaufenthalte hält Meona bereit.

Das Pflegepersonal bereitet die Medikation vor, um sie zu stellen oder zu verabreichen und diesen Vorgang zu dokumentieren. Die Softwarelösung zeigt dabei in der Übersicht an, welche Medikamente gegeben wurden – von der oralen Medikation über die IV-Spritzenpumpe bis zur subcutanen Gabe. Weitere Einträge erfassen unter anderem Daten zu Gewichtskontrolle oder parenteraler Ernährung.

Vorteile der Medikamentenverwaltung durch Closed Loop Medication

Wie ist Meona in die Softwarelandschaft des skbs eingebunden? In SAP nimmt das skbs weiterhin Patient:innen auf, verlegt und entlässt sie. Diese Patientenbewegungen werden automatisiert an Meona gemeldet. So können Patient:innen zu jeder Zeit im richtigen Zimmer erfasst werden – auch im Falle von Verlegungen. Im Vordergrund steht dabei immer die Arzneimitteltherapiesicherheit.

Patient:innen verlassen das skbs mit einem nach den Vorgaben des Gesundheitsministeriums standardisierten Medikationsplan inklusive verordneter Arzneimittel, die von allen Gesundheitseinrichtungen eingescannt werden können. „Mit unserem BMP tragen wir dazu bei, dass Patienten und auch alle anderen Beteiligten im ambulanten Bereich, wie Hausärzte und Apotheken, über die Medikation Bescheid wissen“, erläutert Ulrike Diedrich.

Software als wachsamer Helfer

Für bestimmte Validatoren sind (Labor-)Werte hinterlegt, deren Über- oder Unterschreiten Warnungen generieren. Das gilt für bestimmte Nieren- und Leberwerte, ein gewisses Alter oder eine Schwangerschaft. Warnt die Software zum Beispiel vor möglichen Wechselwirkungen, können Ärzt:innen, Apotheker:innen oder das Pflegepersonal diese Warnung bewerten und gegebenenfalls intervenieren.

Pflegekräfte bereiten die Zuteilung der Medikamente oft im Nachtdienst vor. Diese können sie nun nach der digitalen Kurve stellen und dabei den sogenannten visuellen Dispenser nutzen. Er zeigt, wie die zugeteilten Medikamente aussehen sollten.

Erste Erfolge und Ausblick

Die bisherigen Erfolge bestätigen das Potenzial der Software, die Arzneimitteltherapiesicherheit signifikant zu verbessern und die Arbeitsabläufe zu optimieren. Schon nach kurzer Zeit zeigt die Einführung von Meona eine deutliche Reduktion der Übertragungsfehler.

Das skbs plant, die Vorteile der digitalen Medikationsverwaltung klinikweit zu etablieren. Der nächste Klinikbereich mit digitalisierter Medikamentenverwaltung wird die zentrale Notaufnahme sein. Hier bereitet Tim Bude bereits den Go-Live vor: „Durch den Go-Live in der ZNA dokumentieren wir die Arzneimittelanamnese direkt in der digitalen Kurve. Vor allem durch Medikationsvorlagen schaffen wir so im hektischen Alltag der ZNA einen Mehrwert. Die Medikation wird ebenfalls an notwendige Subsysteme weitergegeben. Die hochwertige und standardisierte Arzneimittelanamnese steigert die Arzneimitteltherapiesicherheit des Klinikum Braunschweig.“ Die Urologie nimmt als erste chirurgische Klinik am Projekt teil. Perspektivisch ist geplant, einen Großteil aller Stationen des skbs bis Ende 2024 anzuschließen.