skbs.digital und Stadt Braunschweig – ein starkes Team für die Digitalisierung der städtischen Verwaltung in Braunschweig

Stadtverwaltungen in ganz Deutschland stehen angesichts der Digitalisierung mannigfaltigen Herausforderungen gegenüber: Parallel zur stetig steigenden Aufgabendichte mit knappem Personalstand müssen die derzeitigen Verwaltungsprozesse gemäß dem Onlinezugangsgesetz (OZG) neu gestaltet werden. Das ist eine anspruchsvolle Aufgabe, denn obwohl diese Prozesse die elektronische Datenverarbeitung nutzen, erfolgen viele Bearbeitungsschritte nach wie vor analog.

Um für die Zukunft sicher aufgestellt zu sein, hat sich die Stadt Braunschweig für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems enaio entschieden. Von der Personalausweiserneuerung bis zur Baugenehmigung werden nun viele Verwaltungsvorgänge digitalisiert. Durch Automatisierung und Optimierung verzeichnen die Verwaltungsbereiche eine Effizienzsteigerung, während öffentliche Anstragsteller:innen schnellere und verlässliche Antworten zu ihren Anliegen erhalten. Eine Entwicklung, die nicht zuletzt auch die Stadt Braunschweig als Wirtschaftsstandort stärkt.

Die zeitfressende Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an, denn mit enaio kommt auch die Einführung der E-Akte: mit ihr werden alle relevanten Unterlagen zentral gespeichert und sind ortsunabhängig abrufbar.

Durch den digitalen Workflow gelangen Vorgänge nicht nur fachbereichs­übergreifend schneller an die zuständigen Personen in der Verwaltung, sondern auch an externe Dienstleister – Medienbrüche verschwinden. Darüber hinaus können Mitarbeitende Dokumente auch zeitgleich bearbeiten, wodurch die Zusammenarbeit erleichtert und der Informationsfluss beschleunigt wird.

Bei den automatisierten Prozessen sind postalische Anfragen und Bestätigungen sowie eine doppelte Aktenführung oftmals nicht mehr nötig. Entsprechende Vorgänge wie Ausdrucken, Sortieren, Einpacken und Versenden erübrigen sich. In der Folge werden sowohl Arbeitsschritte als auch Ressourcen eingespart: Kosten für Papier, Druckertinte etc. entfallen.

Sämtliche Vorgänge in enaio gewährleisten die Rechtssicherheit und steigern die Transparenz. Bei Bedarf können sie mit der entsprechenden Berechtigung einfach und lückenlos zurückverfolgt werden.