- Digitalisierung
- Know-how
- Prozess
- Zukunft
Zukunftsfähig, wirtschaftlich, digital: Prozessoptimierung am Städtischen Klinikum Braunschweig
Patient:innenversorgung auf medizinisch-wissenschaftlichem und ethischem Spitzenniveau, verantwortungsbewusstes und zufriedenes Personal, hohe Wirtschaftlichkeit: das ist das Ziel des Städtischen Klinikums Braunschweig. Dem kommt es täglich näher. Eine tragende Rolle kommt dabei der bereichsübergreifenden digitalen Prozessoptimierung zu. Das Team ,Digitale Transformation‘ der skbs.digital GmbH analysiert, entwickelt und implementiert hierfür zukunftsweisende technische Lösungen. Diese verbessern sowohl die Versorgungsqualität als auch die organisatorischen Abläufe – und sparen zugleich Zeit und Kosten ein.
Digital vernetzt: Prozessoptimierung im Gesundheitswesen
In einem Klinikum wie dem SKBS mit vielen Einzelbereichen finden sich mindestens ebenso viele unterschiedliche Prozesse wieder. neben den Kernarbeitsabläufe rund um die medizinische und pflegerische Versorgung, prägen auch komplexe administrativen Prozesse die täglichen Abläufe. Zu diesen gehören sowohl das Personalwesen als auch das Termin-, Ressourcen- und Qualitätsmanagement. Dazu kommen Logistik, Lieferkette, Fort- und Weiterbildung sowie die Workflows im Controlling, in der Dokumentation und Abrechnung. Häufig findet man hier noch analoge Prozedere.
Seit 2019 optimiert das Team ,Digitale Transformation‘ Schritt für Schritt spezifische analoge, teilweise medizinische und arbeitssicherheitsrelevante Verwaltungsprozesse und verzahnt sie zu einem ausgereiften digitalen Gesamtworkflow. Erklärte Ziele hinter der Etablierung eines vernetzten, digitalen Gesamtablaufs sind:
- Eine höhere Personalzufriedenheit dank weniger Arbeitsbelastung
- Mehr Zeit des ärztlichen Personals und Pflegenden für die Patient:innen
- Ein lückenloser, schneller Informationsfluss zwischen den Abteilungen
- Kürzere Wartezeiten durch automatisiertes Terminmanagement
- Ein systemübergreifendes Einbinden fortschrittlicher Technologien für OP, Versorgung und IT
- Die Einbindung von e-Health-Lösungen, elektronischer Patientenakte (EPA) und anderer digitale Werkzeuge
- Eine gesteigerte Datensicherheit und -transparenz
- Mehr Rechtssicherheit dank Einhalten gesetzlicher Vorschriften und Qualitätsstandards
Realisiert werden dabei interdisziplinäre Schnittstellen und vereinheitlichte Systeme – technisch und kommunikativ: von der Geschäftsführungsebene über das ärztliche und pflegerische Personal bis in die Sekretariate und Verwaltungsbereiche; von der Aufnahme über die Notfallversorgung, Diagnostik und stationäre Therapie. Das SKBS kann nach Abschluss der Prozessdigitalisierung verzögerungsfrei, gezielt und flexibel reagieren.
Optimale Verzahnung: Prozesse am SKBS
Spürbare Fortschritte hinsichtlich Bearbeitungszeit und -dauer erzielt das SKBS seit September 2022 dank der digitalen Gefährdungs- und Überlastungsanzeigen. Durch die Digitalisierung ist eine transparente und zeitnahe Abarbeitung dieser Anzeigen möglich, um Mitarbeitende zu entlasten und den auslösenden Faktoren der Überlastung vorzubeugen.
Durch die Digitalisierung der Anträge auf Mobil- und Teleheimarbeit, die im Juli 2021 und 2022 als Onlineformulare bereitgestellt wurden, können Mitarbeitende sowohl das technische Equipment für die Mobilarbeit als auch Anträge zur Teleheimarbeit schnell und einfach beantragen. Die neuen digitalisierten Workflows sorgen für mehr Transparenz, indem Mitarbeitende den Bearbeitungsstand ihres Antrags jederzeit einsehen können.
Entscheidende Erfolge konnten auch durch die Digitalisierung diverser Personalprozesse erzielt werden. Hier wären sowohl der Antrag auf Versetzung, mit einem Go-Live im November 2020, zu nennen als auch der Soll-Stellenantrag und Stellenantrag mit Ausschreibung, welche beide im März 2022 in digitaler Form bereitgestellt wurden. Mithilfe der digitalen Personalanträge können sowohl Mitarbeitende innerhalb des SKBS schnell und einfach versetzt werden als auch der Personalbedarf in den einzelnen Kliniken und Abteilungen effizienter ermittelt werden.
Durch die Einführung des Zeugnisgenerators im September 2020 wurde ein schlanker Workflow entwickelt, der es Führungskräften durch die Abgabe von Bewertungen mittels Auswahllisten ermöglicht, Mitarbeitende zu bewerten. Mithilfe dieses digitalen Ablaufs wurde ein wichtiger Schritt getan, um die Bearbeitungsdauer und somit auch die Wartezeit auf ein Zeugnis zu reduzieren.
Parallel optimiert das Team Digitale Transformation zahlreiche kleinere und mittlere Abläufe in den Bereichen Serviceanträge, Human Ressources, Mitarbeiterportal und Kommunikation. Das Medizin-Controlling und ein Serverumzug werden folgen.
Expert:innen Hand in Hand; Medizin, Administration und Digitalisierung am SKBS
Jeder Prozess ist anders, erfordert ein spezifisches Verständnis und eine eigene Optimierungsstrategie. Deswegen bilden hochqualifizierte feste Ansprechpartner:innen aus jedem SKBS-Fachbereich die kommunikative Schnittstelle zum Team ,Digitale Transformation‘. Die jeweiligen Spezialist:innen arbeiten in mehreren Phasen und sehr eng zusammen – im Einklang mit den Bedürfnissen der Anwendenden und Stakeholder:
- Ist-Analyse
Sind alle Daten erhoben, visualisiert das Team via Microsoft Visio den bestehenden Workflow. Es identifiziert und dokumentiert den Ist-Ablauf und deckt Schwachstellen und ineffiziente Bereiche auf. Die datengebundene grafische Darstellung dient zugleich als Metasprache aller Beteiligten.
- Entwickeln der Optimierungsziele
Je nach Bereich und Disziplin steht zum Beispiel die Kostenreduktion im Fokus, ein Verkürzen der Durchlaufzeiten, das beschleunigte Bewilligen neuer Produkte (AMK-/MPK-Anträge) sowie eine optimierte und abteilungsspezifische Gefährdungs- und Überlastungsanzeige.
- Analyse und Bewertung
Dank Ursache-Wirkungs-Analysen versteht das Team Digitale Transformation die Gründe für ineffiziente Workflows. Auf dieser Basis beurteilt es mögliche Alternativen und legt die stärkste realisierbare Lösung fest.
- Realisieren der Optimierungsmaßnahmen
Das technische Implementieren baut auf den vorhandenen SKBS-Systemen auf. Sie werden vereinheitlicht, Software-Schnittstellen zum Datenaustausch geschaffen. In Systeme externer Dienstleister arbeitet sich das Team schnell ein, stimmt sich gegebenenfalls mit den Anbietenden ab. Wo nötig, tauscht es bestehende Software gegen tragfähige Zukunftslösungen aus.
- Visualisieren der neuen Abläufe
Nun wird der neue Soll-Workflow, inklusive Querbeziehungen, visualisiert. Der zeitliche und ökonomische Gewinn lässt sich anhand der Visualisierung allen Beteiligten verständlich kommunizieren. Schulungen machen die Anwendenden vertraut mit der neuen digitalen Struktur.
- Überwachung und Kontrolle
Die beständige Kontrolle digitalisierter Abläufe stellt sicher, dass die gesetzten Ziele erreicht und beibehalten werden. Daher bleibt das Team ,Digitale Transformation‘ auch nach der Prozessanalyse und -optimierung an der Seite des SKBS. Es analysiert Feedback, erweitert und definiert gegebenenfalls die Ziele der Mitarbeitenden neu und verbessert die Prozesse stetig weiter.
Von der Vision zur Realität: Das digitale SKBS
Langfristiges Ziel ist es, die Prozesse des SKBS vollständig zu digitalisieren, zu optimieren und die Schnittstellen lückenlos miteinander zu verzahnen. Damit dies gelingt, braucht es den regelmäßigen Austausch zwischen der Belegschaft und den Digitalisierungsverantwortlichen. Dann bleibt das Miteinander von Patient:innen und Personal bei gleichzeitig hoher Wirtschaftlichkeit keine Vision, sondern wird gelebte Realität.
Gesundheitswesen, Digitale Transformation, Digitale Prozesse, Prozesseffizienz
Weitere Blogbeiträge zum Thema
- Business Development
- Changemanagement
- Consulting
- Innovationsmanagement
- Interaktives Netzwerk
LUST AUF GUT(en) RAT – Spezialheft mit skbs.digital
Weiterlesen … LUST AUF GUT(en) RAT – Spezialheft mit skbs.digital
- Changemanagement
- Digitalisierung
- Innovationsmanagement
- Projektmanagement
Sicheres und effizientes Arzneimittelmanagement: Der Medikationsprozess im Klinikum Braunschweig wird digital