Zukunftsfähig, wirtschaftlich, digital: Prozessoptimierung am Städtischen Klinikum Braunschweig

In einem Klinikum wie dem SKBS mit vielen Einzelbereichen finden sich mindestens ebenso viele unterschiedliche Prozesse wieder. neben den Kernarbeitsabläufe rund um die medizinische und pflegerische Versorgung, prägen auch komplexe administrativen Prozesse die täglichen Abläufe. Zu diesen gehören sowohl das Personalwesen als auch das Termin-, Ressourcen- und Qualitätsmanagement. Dazu kommen Logistik, Lieferkette, Fort- und Weiterbildung sowie die Workflows im Controlling, in der Dokumentation und Abrechnung. Häufig findet man hier noch analoge Prozedere.

Ein vernetzter, digitaler Gesamtablauf hinter den Einzelprozessen ist das ambitionierte Ziel des seit 2019 etablierten Teams ,Digitale Transformation‘. Seither optimieren die Mitarbeitenden Schritt für Schritt spezifische analoge, teilweise medizinische und arbeitssicherheitsrelevante Verwaltungsprozesse und verzahnen sie zu einem ausgereiften digitalen Gesamtworkflow.

Realisiert werden dabei interdisziplinäre Schnittstellen und vereinheitlichte Systeme – technisch und kommunikativ: von der Geschäftsführungsebene über das ärztliche und pflegerische Personal bis in die Sekretariate und Verwaltungsbereiche; von der Aufnahme über die Notfallversorgung, Diagnostik und stationäre Therapie. Das SKBS kann nach Abschluss der Prozessdigitalisierung verzögerungsfrei, gezielt und flexibel reagieren.

Entscheidende Erfolge konnten auch durch die Digitalisierung diverser Personalprozesse erzielt werden. Hier wären sowohl der Antrag auf Versetzung, mit einem Go-Live im November 2020, zu nennen als auch der Soll-Stellenantrag und Stellenantrag mit Ausschreibung, welche beide im März 2022 in digitaler Form bereitgestellt wurden. Mithilfe der digitalen Personalanträge können sowohl Mitarbeitende innerhalb des SKBS schnell und einfach versetzt werden als auch der Personalbedarf in den einzelnen Kliniken und Abteilungen effizienter ermittelt werden.

Durch die Einführung des Zeugnisgenerators im September 2020 wurde ein schlanker Workflow entwickelt, der es Führungskräften durch die Abgabe von Bewertungen mittels Auswahllisten ermöglicht, Mitarbeitende zu bewerten. Mithilfe dieses digitalen Ablaufs wurde ein wichtiger Schritt getan, um die Bearbeitungsdauer und somit auch die Wartezeit auf ein Zeugnis zu reduzieren.  

Parallel optimiert das Team Digitale Transformation zahlreiche kleinere und mittlere Abläufe in den Bereichen Serviceanträge, Human Ressources, Mitarbeiterportal und Kommunikation. Das Medizin-Controlling und ein Serverumzug werden folgen.

Überblickt man den komplexen und sicher langfristigen Digitalisierungsprozess und dessen Innovationen, so wird klar: Wer am SKBS arbeitet, es unterstützt oder für das Haus Verantwortung trägt, profitiert auf vielen Ebenen:

• Höhere Personalzufriedenheit dank weniger Arbeitsbelastung
• Mehr Zeit der Ärzt:innen und Pflegenden für die Patient:innen
• Lückenloser, schneller Informationsfluss zwischen den Abteilungen
• Kürzere Wartezeiten durch automatisiertes Terminmanagement
• Systemübergreifendes Einbinden fortschrittlicher Technologien für OP, Versorgung und IT
• E-Health-Lösungen, elektronische Patientenakte (EPA) und andere digitale Werkzeuge
• Datensicherheit und -transparenz
• Rechtssicherheit dank Einhalten gesetzlicher Vorschriften und Qualitätsstandards

Jeder Prozess ist anders, erfordert ein spezifisches Verständnis und eine eigene Optimierungsstrategie. Deswegen bilden hochqualifizierte feste Ansprechpartner:innen aus jedem SKBS-Fachbereich die kommunikative Schnittstelle zum Team ,Digitale Transformation‘. Die jeweiligen Spezialist:innen arbeiten in mehreren Phasen und sehr eng zusammen – im Einklang mit den Bedürfnissen der Anwendenden und Stakeholder:

1. Ist-Analyse

Sind alle Daten erhoben, visualisiert das Team via Microsoft Visio den bestehenden Workflow. Es identifiziert und dokumentiert den Ist-Ablauf und deckt Schwachstellen und ineffiziente Bereiche auf. Die datengebundene grafische Darstellung dient zugleich als Metasprache aller Beteiligten.

2. Entwickeln der Optimierungsziele

Je nach Bereich und Disziplin steht zum Beispiel die Kostenreduktion im Fokus, ein Verkürzen der Durchlaufzeiten, das beschleunigte Bewilligen neuer Produkte (AMK-/MPK-Anträge) sowie eine optimierte und abteilungsspezifische Gefährdungs- und Überlastungsanzeige.

3. Analyse und Bewertung

Dank Ursache-Wirkungs-Analysen versteht das Team Digitale Transformation die Gründe für ineffiziente Workflows. Auf dieser Basis beurteilt es mögliche Alternativen und legt die stärkste realisierbare Lösung fest.

4. Realisieren der Optimierungsmaßnahmen

Das technische Implementieren baut auf den vorhandenen SKBS-Systemen auf. Sie werden vereinheitlicht, Software-Schnittstellen zum Datenaustausch geschaffen. In Systeme externer Dienstleister arbeitet sich das Team schnell ein, stimmt sich gegebenenfalls mit den Anbietenden ab. Wo nötig, tauscht es bestehende Software gegen tragfähige Zukunftslösungen aus.

5. Visualisieren der neuen Abläufe

Nun wird der neue Soll-Workflow, inklusive Querbeziehungen, visualisiert. Der zeitliche und ökonomische Gewinn lässt sich anhand der Visualisierung allen Beteiligten verständlich kommunizieren. Schulungen machen die Anwendenden vertraut mit der neuen digitalen Struktur.

6. Überwachung und Kontrolle

Die beständige Kontrolle digitalisierter Abläufe stellt sicher, dass die gesetzten Ziele erreicht und beibehalten werden. Daher bleibt das Team ,Digitale Transformation‘ auch nach der Prozessanalyse und -optimierung an der Seite des SKBS. Es analysiert Feedback, erweitert und definiert gegebenenfalls die Ziele der Mitarbeitenden neu und verbessert die Prozesse stetig weiter.

Langfristiges Ziel ist es, die Prozesse des SKBS vollständig zu digitalisieren, zu optimieren und die Schnittstellen lückenlos miteinander zu verzahnen. Damit dies gelingt, braucht es den regelmäßigen Austausch zwischen der Belegschaft und den Digitalisierungsverantwortlichen. Dann bleibt das Miteinander von Patient:innen und Personal bei gleichzeitig hoher Wirtschaftlichkeit keine Vision, sondern wird gelebte Realität.